in ,

Inbox Zero: Weg met al die mail!

De maand maart is voorbij gevlogen. Waar we de eerste dagen nog in grauw weer zaten sloeg dit om naar bizar zomerse temperaturen, om vervolgens op de laatste dag van maart sneeuw uit de lucht te zien komen vallen. Climate change anyone? Tijd om weer een stapje bij te zetten en onze impact op het milieu te verlagen!

Deze maand heb ik me op een onderwerp gestort waar iedereen, maar dan ook iedereen mee te maken heeft: inboxen. Persoonlijk en op werk, iedereen in Nederland heeft wel een e-mailadres waar de mailtjes op binnen komen stromen. Van één tot honderden mails per dag, werk mails met belangrijke info, mails met bijlagen of foto’s, bedank mailtjes, reply all, reclame mailtjes, phising e-mails zelfs… de variëteit is enorm en stroomt dagelijks bij iedereen binnen. Maar hoe heeft dit met het klimaat te maken en wat kunnen we er aan doen? Op beide vragen kunnen we antwoorden met: Behoorlijk veel!

We kunnen het ‘mail probleem’ grofweg in twee onderdelen opsplitsen: het versturen en ontvangen van de mailtjes zelf, en de opslag van al deze mails. De oplossing: het inbox zero principe. Oftewel, een lege inbox– en ja dat is inclusief al die mooie mapjes die je hebt aangemaakt. Hoe kom je aan die zero inbox? Laten we bij het mailen zelf beginnen.

De impact van het versturen en ontvangen van mail

Per dag worden er wereldwijd meer dan 246 miljard e-mails gestuurd. Dit staat gelijk aan een uitstoot van 986.000 ton koolstofdioxide per dag. Dit zegt jou (en mij) natuurlijk niet zo veel. Dus laten we het wat persoonlijker maken. Laten we zeggen dat je elke dag 20 mailtjes ontvangt (of verstuurt, ook goed). Op jaarbasis staat dit gelijk aan 1000 kilometer rijden met de auto. Ik vind het al behoorlijk wat, maar als het je eigenlijk nog meevalt heb ik nog een mooi voorbeeld voor je. In het Verenigd Koninkrijk kan de koolstofuitstoot met 16.433 ton per jaar- gelijkstaand aan 81,152 vluchten van het VK naar Madrid óf 3.334 dieselauto’s van de weg halen – verminderd worden. Hoe? Door elke volwassene in het VK elke dag één ‘Thank you’ e-mail minder te laten versturen. Thank you? No please! Speel dus lekker in op het Nederlandse stereotype en wees een botte boer. Laat die dankjewel e-mailtjes maar achterwege.

Ik kan me ook voorstellen dat het hele idee van e-mails die koolstof uitstoten je wat gek voorkomt. Hoe zit dat nou eigenlijk? Elke e-mail is een vorm van data die we via glasvezelkabels over de wereld sturen. Deze data wordt in datacenters opgeslagen. Op de wereld zijn er zo’n 6800 datacenters. Deze centers gebruiken bizarre hoeveelheden aan energie. Elektriciteit voor het versturen, verwerken, opslaan en ook analyseren van deze data (e-mails). Daar komt dan weer enorm veel warmte bij vrij en om de hele boel niet op hol te laten slaan moeten deze centers gekoeld worden. Ook dat kost energie. In totaal gebruiken deze datacenters 1% van de wereldwijde energieproductie. Dit lijkt wellicht niet zoveel, maar als je nagaat dat er in Volendam alleen al meer huishoudens zijn (9181) dan er datacenters zijn, is dit percentage toch opeens wel erg groot. Ook het bouwen van deze centers, de hoeveelheid grondstoffen daarvoor zijn ook niet mis. Dit allemaal is nodig om onze e-mailtjes rond te sturen. Wellicht goed om in ons achterhoofd te houden als we weer op ‘reply all’ klikken.

Ook e-mails worden ergens opgeslagen en verwerkt. Dit gebeurt in grote datacenters.

Wat jij kan doen om minder mail te versturen en ontvangen

Hierboven kwamen al enkele suggesties naar boven hoe je jouw impact kan verminderen met het versturen van e-mails. Stuur geen één woord e-mails meer zoals ‘Bedankt’, vermijd die reply all knop (sowieso vaak erg onnodig), of loop gewoon even langs je collega in plaats van een e-mail te sturen als je de kans hebt. Moet je dan toch echt een e-mail sturen? Ook dan zijn er nog handige tips om de uitstoot te verminderen. Het gaat natuurlijk niet alleen om het versturen van de e-mail, maar ook de grote van de e-mail en de zwaarte van meegestuurde bestanden. Voor dit laatste zijn inmiddels veel opties beschikbaar, zeker binnen het werk. Je kan zelf grote bestanden verkleinen of gewoon een link sturen. Iedereen die met Teams, Sharepoint – eigenlijk alles ‘cloudbased’ werkt kan voor deze optie gaan. Dat is niet alleen goed voor het milieu maar voorkomt ook de wildgroei van documenten en verschillende versies op allerlei plekken.

Je zou denken dat je het versturen van e-mails beter zelf in de hand kan houden van het ontvangen van e-mails. Niets is echter minder waar in het huidige tijdperk van hordes social media accounts met bijkomende meldingen en eindeloze nieuwsbrieven en reclame lijsten waar je kennelijk voor staat ingeschreven (Vergeet je trouwens niet in te schrijven voor onze nieuwsbrief! #Hypocriet). Dus ga naar Instagram, Facebook, TikTok, Twitter, LinkedIn, Marktplaats, NextDoor en al die andere fora die je voor elke poep en scheet een melding per e-mail sturen en schakel deze uit. Nu moet ik wel eerlijk toegeven dat deze meldingen soms handig zijn. Een tijd terug had ik de meldingen van vele fora uitgezet, waaronder Marktplaats. Vervolgens had ik iets te koop gezet via de app op mijn telefoon. Ik verwachtte daar dan ook gewoon een melding. Daar ging echter iets niet helemaal goed en toen ik na twee weken de advertentie er af wilde gooien omdat ik het item in kwestie aan mijn zusje had gegeven zag ik dat ik meerdere biedingen en berichten had ontvangen. Oeps. Een tussenperiode hielp mij op weg. Ik zette alleen de e-mail meldingen voor biedingen en berichten op mijn advertenties aan op Marktplaats en voor Facebook Marketplace leerde ik mezelf aan elke dag even de app te openen en te kijken of er iets binnen was. Vergat ik dit, dan werd ik getriggerd door de meldingen van Marktplaats om dat alsnog wel te doen. Inmiddels ben ik geconditioneerd en heb ik de e-mail meldingen van Marktplaats ook eigenlijk niet meer nodig!

Naast de meldingen van social mediaplatforms schrik je je dood van de hoeveel ‘mailing lists’ waar je kennelijk op staat. Soms schrijf je je ergens voor in, maar het valt mij op dat ook bij de aankoop van een webshopje hier en daar of een account aanmaken voor een online service, je zonder pardon op zo’n mailing lijst wordt gezet. Wat te doen? Uitschrijven! Ik houd van structuur dus tegenwoordig staat er dus één keer in de maand een moment in mijn agenda gepland om de tijd te nemen om mij uit te schrijven van alle mailing lijsten. Ik probeer dit altijd al te doen op het moment dat ze binnen komen, maar deze afspraak met mezelf eens in de maand is een goede stok achter de deur. Het viel me ook op dat dit nodig is, omdat het uitschrijven van een mailinglist soms kennelijk in stappen gaat. Soms ben ik er ten volste van overtuigd dat ik volledig bij bedrijf X ben uitgeschreven en dan hoppa! Toch een nieuwe mail. Met het simpele uitzetten van meldingen en uitschrijven van mailing lists kan je jouw uitstoot door e-mail aldus enorm beperken. En zeg nou eerlijk, zie jij überhaupt de bomen door het bos dat jouw mailbox is nog wel? Opgeruimd staat netjes!

Uitschrijven, uitschrijven, uitschrijven!

De impact van opgeslagen mails – jouw niet weggegooide mails dus

Het tweede onderdeel van het mail probleem is de opslag van al die mails. We realiseren het ons soms wellicht niet, maar alle mail die we niet weggooien – dat is dus inclusief het legen van je prullenbak map – is opgeslagen mail en vraagt opslagruimte. Daar komen die datacenters weer bij kijken. Het opslaan van mail kost daarbij ook nog behoorlijk veel opslagruimte omdat ze 24/7 beschikbaar moeten zijn. De servers staan dus altijd aan. Al die nutteloze nieuwsbrieven, aanbiedingen en social media meldingen staan dus 24/7 voor jou paraat om te benaderen – en daarmee ook 24/7 koolstof uit te stoten. Hoeveel stoot je nou uit met al die opslag? 100 gigabyte aan data in de cloud, stoot 0,2 ton CO2 per jaar uit. Om dat in perspectief te plaatsen, 100 gigabyte staat gelijk aan 140 uur Netflix kijken of 400.000 minuten bellen met whatsapp. Het neutraliseren van die 0,2 ton CO2 per jaar doe je weer door 10 bomen te planten. Een goed geplante boom neemt 20 kilo CO2 per jaar op. Hoeveel wij gemiddeld per persoon aan gigabytes in de cloud hebben staan is vrijwel niet te zeggen. Maar als we die gigabytes alleen al relateren aan ons mobiel internet verbruik, dan denk ik dat velen van ons flink mogen door planten om dat te compenseren. Naast compenseren kan je het probleem natuurlijk ook bij de kern aanpakken: jouw mailopslag.

Wat jij kan doen om je opslag te verminderen

Het korte antwoord hier op is: deleten. Delete al die mails die je nooit meer gebruikt. Kijk in je oude mappen en delete deze ook – hoe lang heb je daar immers al niet meer in gekeken? Ga voor een inbox zero en probeer 0 mailtjes in je inbox en zo weinig mogelijk in mappen te hebben staan. Voor sommigen (ja ik spreek voor mezelf) kan dit best een grote klus zijn. Ik heb een hele reeks aan netjes gesorteerde mappen. Dus hoe pak je dit aan? Allereerst kan je naar de mix in je inbox kijken en zoeken op zaken zoals ‘wachtwoord vergeten’, ‘uw beoordeling’, ‘kalender melding’, etc. al die kernwoorden voor mailtjes waar je op voorhand al van weet dat je ze niet meer nodig zult hebben. Selecteer all en… delete. Voor het grovere geschut kan je zoekoperators gebruiken. In Gmail kan je zoeken op berichten die ouder zijn dan een specifiek jaartal met ‘before:2012’. Want laten we eerlijk zijn, dat is inmiddels 10 jaar geleden! Heb je alles van voor die tijd nou echt nog nodig? Select all en… delete! Je kan ook zoeken op ‘larger:10M’ en zo vind je grotere bestanden, deze hebben meer effect op de cloud en zo kan je sneller impact maken – als je ze weer selecteert en delete natuurlijk! Voor al die netjes geordende mapjes raad ik je aan per map te bekijken of en wat je nog nodig hebt en bepaalde zaken offline te halen. Foto’s die heen en weer gestuurd zijn, die masterthesis die je toch wel graag wilt bewaren, ze hoeven in ieder geval niet in je mail te staan. Grote kans dat je deze ook al ergens anders hebt bewaard dus ontdubbel die info. Daarnaast kan die harde schijf die je nog hebt liggen dat werk prima doen, daar heb je de cloud niet perse voor nodig. Voor je het weet is jouw inbox een zero inbox.

Je inbox omzetten naar inbox zero kan even een grote klus zijn. Daarna is de gewoonte echter makkelijk door te zetten en je effect op het milieu groter dan je denkt. Vergeet niet eens in de zoveel tijd je uit te schrijven voor automatische mailtjes, denk nog eens na voor je zelf een onnodige mail stuurt en delete wat er binnen komt en je niet meer nodig hebt. Klaar!

Bronnen:
https://autena.nl/geen-onderdeel-van-een-categorie/grenzeloos-internet/
https://downtoearthmagazine.nl/de-digitale-paradox/
https://www.zeelandbusiness.nl/datahygiene-draagt-bij-aan-vermindering-co2-uitstoot/
https://ikwilminder.nl/gewoon-minder/verminder-co2-uitstoot-met-minder-e-mail/
https://www.manners.nl/werk-email-milieu/
https://www.nporadio1.nl/nieuws/onderzoek/d0954139-20d9-4e64-8108-00a8b2247108/zo-vervuilend-is-het-sturen-van-een-mail

Geschreven door Sascha

Sascha is al een aantal jaren op missie om haar persoonlijke leven duurzamer te maken. Ze is er dol op om ook anderen hiervoor te enthousiasmeren, maar doet dit liever door zelf het goede voorbeeld te geven in plaats van een ander iets op te dringen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Hoe een t-shirt de hele wereld rondgaat

Prijsknallers: wie betaalt er onder de streep de rekening?